Instructie voor succesvolle urenregistratie

Het vastleggen van uren kan een grote ergernis zijn. Aangezien het de basis is voor een heel belangrijk document, namelijk de factuur, is het verre van overbodig. En toch kan het een grote ergernis zijn.Een laagdrempelige manier van urenregistratie is dan ook een manier om ergernissen en tijdsverlies te voorkomen.

Het waarom
Het is binnen het kantoor de regel om verantwoording af te leggen over de uren ten behoeve van de uitgevoerde werkzaamheden. Dit vraagt om een nauwkeurige vastlegging van dossier gebonden en niet-dossier gebonden uren. Het is ook een middel om te zien of de tijd nuttig en effectief is besteed. Het kan een handig middel zijn waaruit rapportages voortvloeien en de omzet kan worden herleid.

Wijze waarop de uren worden bijgehouden
Alle urenbestedingen zullen per dag vastgelegd moeten worden in het urenregistratiesysteem. Dit betekent dat aan het einde van de dag 7,5 uren, of zoveel er wordt aangehouden, moeten zijn vastgelegd. Dit kan zowel declarabele tijd als niet-declarabele tijd zijn. Ook ziektedagen, vakantiedagen en kantooractiviteiten vallen hieronder. Om de PO punten te herleiden is het aantal uren dat wordt besteedt in het kader van opleidingen en cursussen ook vastgelegd moet worden. Uren worden genoteerd in eenheden van (aantal) minuten. Activiteiten die niet aan het kantoor of dossier geralateerd zijn, hoeven niet te worden geregistreerd. Denk hierbij bijvoorbeeld aan de lunch. De urenbesteding moet elke dag, en bij voorkeur direct na de verrichte werkzaamheden, worden genoteerd. Dit voorkomt het lekken van uren.

Alle urenbesteding ten behoeve van een dossier moet worden geregistreerd. Het is niet de bedoeling dat minder tijd wordt geregistreerd dan is besteed. Bij het declareren wordt door de advocaat besloten de declaratie al dan niet te matigen. Pas dan is immers inzichtelijk of de bestede tijd in verhouding staat tot de inspanning en / of bereikte resultaten. Mocht de advocaat van mening zijn dat teveel tijd is geregistreerd, dan blijft minder tijd in rekening brengen mogelijk. In dit geval wordt de geregistreerde tijd gefactureerd op een nultarief. Deze werkwijze heeft als voordeel dat voor de cliënt inzichtelijk wordt dat meer tijd is besteed dan in rekening gebracht. Beperk de tijd dus niet bij het registreren zelf maar indien noodzakelijk bij het beoordelen van de declaratievoorstellen. Een gemiddelde van 60 tot 70 eenheden geschreven declarabele tijd per dag tot een goede jaaromzet leidt.

Eens per maand, dan wel eens per kwartaal (afhankelijk van de met de cliënt hierover gemaakte afspraken) zullen de facturen worden gemaakt in alle betalende zaken. De conceptfacturen worden bij de advocaat voorgelegd ter controle van de declaratievoorstellen.

Software voor urenregistratie
Zorg dat de software laagdrempelig en intuïtief is. Aangezien het dagelijks wordt gebruikt is het de moeite waard om hier goed over na te denken. In de urenregistratie zijn werkcodes opgenomen voor de meest voorkomende activiteiten. Mochten de werkzaamheden niet onder een werkcode vallen, zorg dan dat de tijd wordt geregistreerd onder een andere werkcode met een duidelijke omschrijving. Laat dit aan de verantwoordelijke weten zodat de codes kunnen worden aangepast, bij het hanteren van een omschrijving is het goed om te weten dat de cliënt deze kan lezen.

Advertisements

Cloud software voor advocatenkantoor, de aandachtspunten (2)

Wanneer u overweegt om software aan te schaffen, zal deze informatie u wijzen op een aantal belangrijke aandachtspunten. Met daarbij de aanrader om dit te onderzoeken in uw beslissingsproces.

De Prijs
Dit is het eerste wat mensen willen weten. Wat gaat het kosten? Er zijn nogal wat producten, met een nogal brede prijsklasse. Uitgaande van twee gebruikers lopen de prijzen uiteen van € 20,- per maand tot meer dan € 40,- per maand. Laat ook het jaarlijks onderhoud terugkomen, om geen appels met peren te vergelijken.

Onderhoud
Wanneer u software aanschaft, is er geen verplichting om te investeren in de volgende upgrades of supportlevels. Als je er later achter komt dat er additionele software nodig is kan je dit behoorlijk op kosten jagen. Laat staan de tijd die je dan opnieuw moet investeren.

Omdat de technologie zo snel evolueert vandaag de dag, zullen alle softwareaanbieders ook vaak veranderen om bij te blijven. Velen komen met mobiele applicaties voor smartphones, iPads en andere tablets, bijvoorbeeld. Velen kiezen voor een jaarlijks onderhoudspakket, zodat er gratis upgrades naar nieuwe functies komen. Wat soms frustrerend is, is dat aanbieders veranderingen een upgrade noemen, terwijl het in feite een oplossing is voor een probleem in de vorige versie. Veel upgrades bevatten oplossingen die van invloed zijn op de snelheid en betrouwbaarheid van het programma, zodat u meestal de upgrades graag wilt ontvangen.

Voor- en nadelen van Cloud Software
Betrekkelijk nieuw is Software as a Service (SaaS) of Software in de Cloud. In plaats van de software aankopen, kunt u zich abonneren. Het programma en uw gegevens worden opgeslagen op servers die eigendom zijn van de aanbieders, die je via internet benaderd. Het comfort zet u tegenover de beveiliging van uw klantenbestand.

Voordelen van software in de cloud

  1. Op het gebied van back-ups is het handig dat je overal terug kunt gaan naar eerdere versies van documenten en informatie.
  2. Als je net begint is je cashflow door een maandelijks bedrag redelijk laag. Er zijn geen grote aanschafkosten.
  3. Installatieprogramma’s eisen meer van de computer. Het kan zo zijn dat u periodiek nieuwe computers moet aanschaffen om de programma’s te kunnen draaien. Bij cloud software draait het op de server van de aanbieder waarmee lagere eisen ontstaan voor de computer die je gebruikt.
  4. Installatie en configuratie kan lastig en tijdrovend zijn. Cloud software kan voorkomen dat je steeds een IT’er nodig hebt, omdat het programma niet is geïnstalleerd op uw computer.
  5. Je bent meer vrij om te reizen. Of het nu voor zaken is of dat je liever in de zon werkt kun je in de cloud overal bij je bestanden, als u toegang tot het internet hebt.
  6. U hebt altijd de nieuwste versie van het programma en niet hoeft te alle upgrades te installeren.
  7. De beveiligingsmaatregelen die aanbieders van cloud software kunnen nemen zijn groter, omdat u vaak niet beschikt over een full-time IT’er.

Nadelen van software in de cloud

  1. Als uw internetverbinding onbetrouwbaar is, kunt u last hebben van onderbrekingen.
  2. Je kunt alleen steeds gebruik maken van de nieuwste versie. Je kunt niet doorgaan met een oude versie zonder dat daar kosten tegenover staan.
  3. U bent afhankelijk van de veiligheidsmaatregelen van de softwareaanbieder, met inbegrip van onzorgvuldig of ontevreden werknemers van de aanbieder.
  4. Als uw aanbieder een probleem heeft,  kunt u niet bij uw gegevens.

De meest belangrijke functies die u nodig hebt

Veel van de programma’s hebben meer toeters en bellen dan u ooit zal gebruiken. Investeer wat tijd om op zijn minst een paar verschillende programma’s uit te proberen. Voordat u zich verbindt aan een pakket. Tijdens het gebruik van nieuwe software kan enige opleiding in de praktijk handig zijn. Als voorbeeld, u kunt gelukkiger zijn met een interface die makkelijk werkt dan één die veel meer kan maar waarbij u steeds tegen problemen aanloopt.

De meeste programma’s hebben vergelijkbare functies, zoals agenda’s, conflict controle, document management en client beheer. Hier zijn een paar dingen om op te letten:

Is de gebruikersinterface intuïtief voor u? Of bent u verward door de locatie van de functies?

  1. Werkt het met uw smartphone, zodat u afspraken, e-mails, contactpersonen, taken en notities kunt synchroniseren die u invoert op de weg?
  2. Als er geen tijdschrijven inzit, is het te koppelen aan uw software voor tijdschrijven?
  3. Hoe werkt het wanneer u items ontvangt, of uw klanten factureert, met inbegrip van alle prijsmodellen die u hanteert?
  4. Is het te koppelen aan uw boekhoudpakket?
  5. Hoe stap je over?
  6. Als je besluit dat je het programma niet meer wilt, hoe moeilijk is het dan om je gegevens naar een ander programma over te zetten?
  7. Kunnen meerder gebruikers toegang hebben en samenwerken in één programma, zonder dat er verwarring ontstaat?

De software oplossing die u kiest zal afhangen van de praktijk die je hebt, je persoonlijkheid, en uw niveau van comfort met technologie.

Cloud software voor advocatenkantoor, heb ik het nodig? (1)

Heeft u moeite met het sorteren van alle afspraken en deadlines in uw agenda? Weet u wie er belt of mailt in één oogopslag? Heeft u vertrouwen in uw geheugen als het gaat om het inschatten van conflictcontrole? Ben je veel tijd kwijt met het lokaliseren van oude e-mails? Verliest u geld omdat u niet meer weet hoeveel tijd je besteed aan verschillende telefoontjes? Heb je ooit gewild om iets van je bureau te willen pakken, terwijl u niet op kantoor was? Vraag je je wel eens af of het lukt om alles te organiseren?

U raad het al. Dit is waarin software uw advocatenkantoor kan helpen. Wat zijn de voordelen?

Met een paar muisklikken op een cliënt of zaak, kunt u:

1. Een lijst van alle e-mail en andere correspondentie tevoorschijn krijgen
2. De data bekijken van alle geplande vergaderingen, getuigenverklaringen, hoorzittingen, deadlines, etc.
3. Een lijst van alle documenten openen met betrekking tot de zaak
4. Notities van telefoonberichten tevoorschijn krijgen
5. De naam en contactgegevens van alle partijen met betrekking tot de zaak
6. Een lijst van alle andere zaken die u heeft behandeld voor dezelfde klant of met dezelfde tegengestelde advocaat
7. Een conflicten rapport met alle zaken die met een naam worden geassocieerd, hetzij als cliënt of anderszins

Praktijk management software kan helpen om meer georganiseerd, efficiënt en productief te werken. Het kan rapporteren over de verschillende en diverse activiteiten die gedurende de dag zijn gedaan. Het kan de activiteiten direct vertalen in facturen in uw boekhoudadministratie, met minder administratieve stappen, tijd en fouten.

De energie die erin moet
Software kan uw leven als advocaat gemakkelijker maken. Net als de meeste technologie zal het leven eerst erger worden, voordat het gemakkelijker wordt. Om de eerder genoemde voordelen te benutten moet u:

  1. Eerst onderzoeken welk van de aanbieders het beste bij u past. (zie ook onze lijst met softwareaanbieders)
  2. Mogelijk tijd en energie in het pakket steken om het in het begin bruikbaar te krijgen.
  3. Mogelijk uitbreiden bij nieuwe medewerkers
  4. Mogelijk wat opleiding krijgen om er goed mee te kunnen werken
  5. Veel bellen met een helpdesk om alles duidelijk te krijgen

Is het de moeite waard?
Voor de meeste advocaten, laat staan alle, is het denk ik de moeite waard. Waarom?

  1. In toenemende mate speelt concurrentie een rol. Klanten verwachten service en goed geautomatiseerde advocatenkantoren. Je zult of harder moeten werken of minder verdienen als je niet meegaat.
  2. De meeste wanpraktijken ontstaan door een slechte organisatie, niet door onvoldoende kennis.
  3. Slechte organisatie en teveel handelingen moeten uitvoeren verhogen de stress. Het beroep is al stressvol genoeg. (de eerste periode kan nieuwe software de stress juist toenemen)
  4. U kunt de winst verhogen, zelfs met alle hierboven beschreven kostenposten.

Beveiliging van uw advocatenkantoor op orde?

Advocaten besteden hun tijd, energie en geld om een veilige omgeving te creëren, zowel fysiek als digitaal, met als doel dat vertrouwelijke informatie voor klanten veilig is. Nieuwe ontwikkelingen als cloud computing en de opkomst van smart phones worden bekeken met in het achterhoofd de beveiligingsissues.

Wat dan opvalt is dat de meeste advocaten wachtwoorden gebruiken als “wachtwoord1” of “bruinetrui”, alle investeringen hebben weinig nut als wachtwoorden als deze worden gebruikt. Ook al draait alle informatie in een extra beveiligd datacenter, dan is dat hetzelfde als een fort met de aller dikste muren waar de ophaalbrug niet wordt opgehaald. Dit probleem voert verder dan het pakket voor urenregistratie. Hoeveel advocaten hebben geen abonnement op bijvoorbeeld het Financieel dagblad, hoe gemakkelijk is het dan om het wachtwoord te achterhalen van de M&A lawyer en te bekijken welke nieuwsartikelen zijn bekeken.

Het is wel duidelijk dat de oplossing ligt in het gebruik van een moeilijk wachtwoord. Omdat het onmogelijk is om “489-hjk&#!zeof-usf)” te onthouden, is een wachtwoordmanager geen overbodige luxe.

Enkele voorbeelden:

Keepass (http://keepass.info) Gratis te downloaden, ook beschikbaar voor mac computers. Zie voor een gebruikshandleiding http://lifehacking.nl/web20/wachtwoorden-maken-en-onthouden-met-keepass/

LastPass (https://lastpass.com) Gratis te downloaden of online te gebruiken. Een handleiding is te lezen op http://www.seniorweb.nl/artikel/44602/lastpass-gebruiken

Als u bovenstaande niet vertrouwt kunt u ook andere oplossingen zoeken. Voorkom dat een hacker via het wachtwoord binnenkomt door sterke wachtwoorden te maken.

De zaak Moszkowicz, hoe software het leven makkelijker kan maken

Na een succesvolle carrière kan Bram Moskowicz zijn toga aan de wilgen hangen. De beslissing van het Hof van Discipline is definitief. Hoe had dit voorkomen kunnen worden? En welke rol speelt automatisering in dit verhaal?

Moszkowicz heeft volgens het vonnis contant geld aangenomen zonder dit met de deken te overleggen. Voorschotten van cliënten zijn niet terugbetaald en er is geen bewijs dat de benodigde PO punten zijn behaald. Daarnaast was de administratie niet op orde. Afgezien van enkele telefoontjes naar de deken en cliënten had de juiste automatisering het verschil kunnen maken. Natuurlijk moet iemand die automatisering wel vullen, maar aan fte’s was er geen gebrek.

Met het volgende boodschappenlijstje en iemand die de handleiding leest, had dit voorkomen kunnen worden.

– Software voor dossieradministratie met boekhoudkoppeling (met de nadruk op declareergemak)
– Inschrijven voor een webinar, cursus en iets interessants (waar PO punten zijn te verdienen)
– Een degelijk boekhoudpakket (met de optie om voorschotten te verrekenen)
– Een wwft intake checklist met een emailsjabloon met als ontvanger, de deken
– Een kantoorhandboek waarin alle checklists en modellen al bedacht zijn
– Een computer (lijkt vanzelfsprekend, maar is het niet)

Met enige soepele ICT en de benodigde vaardigheden kunnen zaken heel anders lopen. Uiteraard de oproep aan andere confrères, de boodschappen zijn verkrijgbaar. En een nadrukkelijke opmerking ten aanzien van software, a fool with a tool is still a fool.

Advocatenkantoor starten én automatisering

Als het gaat over automatisering binnen het advocatenkantoor dan is het niet meer weg te denken. De tijd dat je in de gouden gids een advertentie plaatste is grotendeels voorbij, automatisering en de bijbehorende technologie is onmisbaar. De bijbehorende overheadkosten zijn ook dusdanig dat een dikke bankrekening niet meer een voorwaarde is voor goede automatisering.

In dit artikel de conclusies als het gaat om het advocatenkantoor en automatisering met een handig lijstje met technologie waar u verder mee komt. Uit gesprekken met advocaten, zowel eenpitters als bij ‘grote kantoren’ de volgende conclusies:

  • Er is geen ‘one-size-fits all’ als het gaat om de automatisering van het advocatenkantoor. Er is onderscheid in advocaten, praktijkgebieden, klanten en verschillende allerlei gevallen die verschillende tools vereisen.
  • De mogelijkheden op het gebied van automatisering voor een startend kantoor zijn eindeloos en veranderen dagelijks.
  • De slimste advocaat laat zich goed voorlichten of vraagt goede raad aan collega advocaten die ervaring of expertise hebben op dit gebied.
  • Software-updates en aandacht voor beveiliging zijn belangrijk om na aanschaf van software in de gaten te houden.
  • Een goede advocaat heeft een goede automatisering nodig om op hoog niveau te werken.

Tot zover de conclusies, hieronder is een lijst opgesteld van mogelijke tools en technologie waar u als advocatenkantoor die gaat starten voordeel bij heeft.

Advocatenkantoor software:

Zie Softwareaanbieders

Als u in de cloud wilt werken zou Legalsense een goed aanbod kunnen hebben, zie video https://www.youtube.com/watch?v=bCd3-eafygo

U kunt ook kijken naar de niet-clouddiensten als Legaleagle, Kluwer, Fortuna en Cclaw.

Documenten en tekstverwerking:

Microsoft Office

Google Docs

OpenOffice

Adobe Acrobat (PDF)

Deadlines:

Deadlines.com

Deadline Direct

Documenten delen:

Dropbox

Box

YouSendIt

En vergeet ook niet de lijstjes als:

Overzicht LegalIT

Overzicht Advocatenstart

Georganiseerd werken als advocatenkantoor

Dit artikel beschrijft hoe het advocatenkantoor op een georganiseerde manier kan werken om de efficiency te verhogen, kwaliteit te borgen en kosten laag te houden. En als bonus zult u merken dat het optimaliseren van uw advocatenkantoor u meer werkplezier geeft.

2dQb7kb

Waarom optimaliseren?
Een blijvende uitbreiding van advocatenkantoren, druk op tarieven en een steeds mondiger klant met hoge verwachtingen. Dit vraagt om een reactie van de advocaat om de kwaliteit hoog te houden en cliënten te blijven bedienen. Een middel is om de productiviteit te verhogen en dat kan door te optimaliseren.

Optimalisatieslag 1, delegeren van werkzaamheden
Als u diensten aanbied tegen een flat fee, dan gaat uw winst omhoog op het moment dat u de zaak laat behandelen door iemand met een lager tarief. Zelf als je op uurbasis werkt verlies je kostbare tijd aan randzaken als administratieve zaken als het maken van afspraken, het opstarten van een nieuwe zaak, facturatie, het betalen van rekeningen, praten met technische mensen en de archivering van gesloten zaken. Ook kan het richten op meer interessant werk een vorm zijn van delegeren, om het u gemakkelijk te maken om meer productief te zijn.

Optimalisatieslag 2, delegeren door een systeem
Vaak wordt er niet gedelegeerd doordat het te lang duurt om iemand anders te vertellen hoe iets gedaan moet worden. Zodra u een systeem ontwikkelt waarin de stappen staan gedocumenteerd, kan iemand die minder ervaren is een proces moeiteloos doorlopen. Dit vermindert de tijd die in instructie, opleiding en begeleiding gaat aanzienlijk.

Optimalisatieslag 3, in een flow werken
Als er een duidelijke georganiseerde manier van werken is kunnen stappen systematisch worden gevolgd. Dit vermindert fouten. Mensen hoeven niet langer te raden naar wat er nodig is. Neem de wwft, om te voorkomen dat mensen hele documenten met regels moeten doornemen en te raden welke stappen dit afdekken kan er ook een vragenlijst met stappen worden ontwikkeld die verteld aan de mensen wat ze moeten doen. In de praktijk zijn zelfs hele ervaren mensen geneigd om een stap te vergeten ondanks de kennis die in huis is. Je zult er beslist lekker van slapen als je weet dat er niet iets aan het toeval over is gelaten.

Optimalisatieslag 4, systeemafhankelijk vs. mensafhankelijk
Wanneer u volgens een goed gedocumenteerd systeem werkt, komt u kantoor niet tot stilstand als een waardevolle medewerker vakantie neemt of ziek wordt. Een andere medewerker of invalkracht kan moeiteloos werkzaamheden overnemen om het kantoor te laten functioneren. Even belangrijk is het om je af te vragen of de zaken door kunnen gaan zonder uw inbreng.

Nu er een overtuiging begint te komen om een systeem te ontwikkelen, is de logische vraag; hoe krijgt een systeem vorm en hoe gebruik je het?

De meest handige vorm van het optimaliseren van het kantoor is alles vastleggen in een kantoorhandboek/bureauhandleiding. Vraag elke medewerker om te documenteren wat ze herhaaldelijk doen, in een paar maanden tijd heb je een prachtige werk zonder dat daar een hoge inspanning tegenover staat van iemand. Wat staat erin?

  • Aanwijzingen voor het gebruik van aanwezige technologie (telefoons, kopieerapparaten, gebruikershandleidingen software of de locatie daarvan)
  • Screenshots of video van procedures die een nieuwe medewerker zou moeten weten, maar ook van reguliere taken. Met bijbehorende tips om probleempjes op te lossen.
  • Gebruikersnamen en wachtwoorden van websites.
  • Instructies van hoe een weinig voorkomende taak uitgevoerd moest worden.
  • Een lijst van werkzaamheden in een handige structuur.
  • Contact informatie van leveranciers en reparateurs.
  • Scripts voor begroeting van klanten aan de telefoon en wat te doen als je niet gestoord wilt worden.
  • Regels voor het opbouwen van een dossier en documenten
  • Procedure voor emailbehandeling en bereikbaarheid.

Nu we de werkzaamheden hebben geoptimaliseerd is het slim om te kijken naar nieuwe ideeën om in de toekomst meer tijd te besparen en nieuwe zaken optimaal uit te voeren.

Idee 1 – Geen dubbele brieven en emails
Alle advocaten hebben uitgangsdocumenten, een soort blauwdruk voor aankoop of verkoopovereenkomsten. Veel tijd is te halen bij het standaardiseren van een brief of email, dan ze telkens helemaal opnieuw op te bouwen. Begin daar heel praktisch mee door een geschreven brief de volgende keer als uitgangspunt te nemen voor de volgende brief. In de toekomst zul je daardoor veel sneller in staat zijn om emails en brieven te schrijven of door uw secetaresse te laten maken. Emails kunnen gemakkelijk worden opgeslagen onder de map concepten in Outlook.

Idee 2 – Gebruik vragenlijsten voor cliënten
Wanneer u een nieuwe cliënt aanneemt kunt u hem/haar gemakkelijk een lijst meegeven waarop contactinformatie, facturatie-instructies, conflictchecks en andere administratieve gegevens op kunnen worden ingevuld. Uw assistent kan deze informatie in de software zetten. Afhankelijk van de zaak zal de vragenlijst verschillen. Sommige kantoren hebben inhoudelijke vragenlijsten en andere hele algemene. Hoe dan ook, het zal in ieder geval die telefoontjes omlaag halen waarin u vraagt om een adres, bankrekeningnummer o.i.d.

Idee 3 – Checklisten voorkomen fouten
Die vervelende kleine details, zoals het versturen van een email of het overmaken van een klein bedrag, kunnen gemakkelijk vergeten worden. Een checklist helpt u om niks over het hoofd te zien. Een grondige checklist helpt u om efficiënter te werken en op de juiste koers te blijven. En u kunt uw medewerkers beter vertrouwen als de initialen op de checklist staan wanneer ze deze hebben behandeld.

Idee 4 – Instructieblad cliënt
Als mens kun je moeite hebben met het stellen van de juiste vragen of het onthouden van de antwoorden die gegeven zijn. Om dit makkelijker te maken kan een instructieblad met vragen en antwoorden worden opgemaakt zodat de cliënt op de hoogte raakt van alle informatie die besproken is.

Idee 5 – Neem de tijd om zelf ideeën uit te werken
Tenzij u een robot bent die altijd maar dezelfde werkzaamheden uitvoert zonder na te denken, heeft u ongetwijfeld punten waarvan u zegt, dat moet handiger kunnen. Schrijf ze op en neem de tijd om als het rustig is, dit uit te werken tot een werkbare optimalisering van uw kantoororganisatie.

Of u nu in een grote organisatie werkt of eenpitter bent, alles wat u productiviteit verhoogt is meegenomen. En het zal uiteindelijk uw stress verlagen zodat u meer geniet van uw werk.